Les quiero contar algo que me sucedió hace poco, estaba esperando una llamada de un cliente para un trabajo y me iba explicar algunas cosas de su proyecto, sólo me había comentado que quería hacer unas imágenes y que pronto me llamaría entonces me quedé esperando esta llamada y cuándo sucedió Me dice “Oye puedes venir a mi oficina para poder platicar sobre el proyecto” a lo que yo accedí y fijamos una hora al día siguiente, le pedí su dirección y la hora de la cita, cuando revisé la dirección me di cuenta que me iba a tomar aproximadamente una hora o un poco más en llegar a sus instalaciones pero tratándose de un trabajo que podría ser atractivo ya que se trataba de un proyecto comercial, no le vi ningún problema.
Al día siguiente se llegó la hora que yo tenía que salir para mi cita, tomé un libro para leer en el transporte, llegué a la estación de metro, compré mi boleto, me subí en el primer tren que pasó y después de unos 35 minutos estaba en la estación que me dejaba más cerca a la oficina de este cliente, después de eso tuve que caminar aproximadamente 25 minutos, al llegar a sus instalaciones me recibió una persona y me dejó pasar, mientras esperaba me dieron agua y todo fue muy cordial, sin embargo, al momento de empezar a dar detalles sobre el proyecto el cliente no tenía ninguna información concreta y básicamente sólo me dijo que la entrega era en unos pocos días y que no tenían mucho presupuesto y cuando les pregunté sobre la información del proyecto para poder cotizar me dijeron que aún no tenían nada, entonces me encontraba yo ahí bebiendo mi agua preguntándome por qué me hicieron venir hasta acá si aún no tienen nada concreto, por supuesto yo solamente continué haciendo preguntas para tratar de sacar lo máximo posible al viaje, sin embargo la junta concluyó en menos de 10 ó 15 minutos y sólo pude conseguir información que no servía para comenzar el trabajo ni para cotizar realmente y aunque todo fue bastante cordial y con mucho respeto como deben de ser todas las juntas con algún cliente, de regreso a mi casa durante esa hora que me tomaba llegar, me fui preguntando por qué no me habían mandado esto por un correo, entonces decidí hacer una pequeña crítica a los clientes y a nosotros también como independientes de cómo debemos manejar este tipo de cosas.
Eres Cliente:
Si eres un cliente es muy importante que consideres el tiempo de las personas con las que estás tratando, hoy en día tenemos muchas herramientas qué sirven específicamente para ahorrarnos este tipo de situaciones, el correo electrónico es una de ellas, si puedes mandar información en segundos debes de valorar si lo que tienes que decir realmente vale la pena decirlo en persona o si lo puedes mandar por un correo, después existen las llamadas telefónicas, si lo que tienes que decir es algo sensible o se te complica explicarlo en texto entonces puedes tomar un teléfono llamarle a la otra persona y explicar lo que tratas de decir, si estas dos soluciones no se ajustan exactamente lo que necesitas estoy seguro que hay muchas herramientas en línea para poder transmitir el mensaje, hasta los Google docs puedes mandar presentaciones, textos, mensajes, vídeos, videollamadas y toda clase de tecnologías de telecomunicaciones que como dije antes sirven específicamente para comunicarnos a distancia y evitar trayectos largos y pérdidas de tiempo como a la situación en la que me vi el otro día.
Recomendaciones:
Antes que nada tenemos que evaluar si necesitamos un trabajador independiente ya que esto representa un costo mayor por ser en la mayoría de los casos un trabajo especializado, urgente o personalizado.
Siempre ten información relevante al proyecto y lo más completa posible cuando te comuniques con la persona que va a realizar el trabajo.
- Planos
- Fotos
- Presentaciones
- acabados
- Tiempos de entrega.
- Fechas importantes, como posibles cambios en el proyecto o revisiones.
- Un presupuesto en mente.
- Referencias
- Especificaciones.
- Briefing o instrucciones
Otro punto importante es saber qué esperar de un trabajador independiente, lo primero que debemos considerar es que estamos contratando a una persona especializada (como se menciona en la primera recomendación) y que además tiene costos indirectos así como cualquier empresa o negocio, por lo tanto no hay que sorprendernos o hay que estar preparados para un coste mucho mayor al de un empleado de nómina.
Es de suma importancia si hay fechas específicas que cumplir, particularidades y/o terminologías del proyecto que el trabajador es imposible que pueda conocer, asegurarnos que explicamos nuestro proyecto para que el trabajador entienda a la perfección de qué estamos hablando en determinado momento. El trabajador tiene flujos de trabajo y probablemente tengamos que adecuarnos a ellos, pero aun así es importante mencionar todas las peculiaridades del proyecto y cómo se están desarrollando.
Con respecto al presupuesto es deseable que se lo comuniques al trabajador, ya que es probable que tu presupuesto no coincida con los costos del servicio y de esta forma el trabajador puede tomar la decisión rápidamente de hacerlo o no, o de ofrecerte una mejor opción por tu dinero si es posible.
Expectativas reales en tiempos de entrega, yo se que siempre todo se necesita urgentemente, pero aun así es indispensable darle tiempo suficiente al trabajador para que termine de manera exitosa y con la calidad adecuada el trabajo. Si es imposible dar el tiempo justo, hay que estar preparados para pagar los esfuerzos/tiempos extras o los costos de subcontrataciones por parte del trabajador.
IMPORTANTE, el trabajador independiente no es nuestro empleado y no podemos disponer de su tiempo como nosotros queramos, en ocasiones ni siquiera somos el único cliente que tienen por lo cual tenemos que preguntar con anticipación (o lo más rápido posible) cualquier cambio o imprevisto y esperar costos extras si es un cambio mayor o requiere de más tiempo del trabajador del estimado inicialmente.
No pidas los archivos editables, es simplemente mal visto, si necesitamos los archivos fuente, entonces tendremos que negociarlo con el trabajador y preguntar cual seria el costo de estos archivos. El proyecto nos pertenece, pero solo nos pertenece la documentación generada por nosotros mismos a menos de acordar desde el inicio otra cosa.
Eres Freelancer:
Ahora si eres un trabajador independiente es importante que tengas el tacto para preguntar al cliente si realmente vale la pena la ida hasta sus oficinas. En ocasiones será un lugar cerca y en ocasiones en un lugar muy lejano por lo cual es importante evaluar cuánto tiempo nos va a tomar, ya que este tiempo normalmente no nos lo están pagando sobre todo si no nos dan el trabajo por el que fuimos, por eso es muy importante tenerlo en consideración. Siempre hay que tratar de convencer al cliente de enviarnos la información de una manera más sencilla sin que nos quite mucho tiempo ni a él ni a nosotros, por ejemplo en este caso yo le pude haber preguntado con anticipación si tenía información para mostrar, si yo le hubiera hecho esta pregunta me hubiera dado cuenta con anticipación que no se necesitaba mi presencia en sus oficinas y me hubiera ahorrado dos horas y media que a final de cuentas se traduce en dinero perdido, lamentablemente yo asumí que tenía un proyecto importante y por eso necesitaba estar en persona.
Recomendaciones:
Siempre tratar con respeto a la persona que nos va a dar trabajo y tener en cuenta sus necesidades y posible ignorancia en el tema que nosotros somos especialistas. En veces nos parecerán absurdas o ilógicas las peticiones nuestros clientes, pero ten en cuenta que ellos no conocen nuestro flujo de trabajo ni cómo lo realizamos, por eso nos están pidiendo ayuda en un principio, así que es importante que nosotros tomemos las riendas para poder encaminar al cliente por la mejor ruta.
Pregunta todo lo que puedas sobre el proyecto y especifica los puntos que no están claros o con los cuales tienes conflicto. Si hay algo que no te parece adecuado en la negociación es de suma importancia que lo digas hasta que te quede claro o se llegue a un acuerdo.
Explicale como trabajas a tu cliente, algunos clientes se aburren en esta parte, pero tenemos que ser muy claros en cómo trabajamos y dar a conocer nuestros tiempos y asegurarnos que el cliente entendio y nos escuchó. Así que tenemos que ser creativos y explicarlo de la manera más clara y rápida que podamos.
Siempre, siempre, siempre tenemos que conocer el valor y costo de nuestro trabajo antes de negociar un proyecto para que en el momento que nos pregunten cuánto va a costar poder decir con seguridad un precio estimado o un rango estimado realista en el cual nosotros siempre estemos del lado beneficiado si hay algún error de cálculo, lo ideal es no contestar en el momento esta pregunta, ya que siempre hay cosas que no estamos considerando en el momento, por eso es importante solamente dar un rango estimado de precios y al revisar toda la información del cliente poder calcular con calma el costo real.
No hacerle perder el tiempo al cliente, antes de hablar o encontrarnos con nuestro cliente es importante prever todo y estar preparados para pedir la información o resolver cualquier cosa en el menor número de correos, llamadas y/o evitar las reuniones a toda costa a menos que sean absolutamente necesarias.
Si tienes más recomendaciones ya seas cliente, freelance o ambos, por favor comentalas en la sección de abajo en este artículo o en nuestro grupo privado de facebook.